La planification agile (3/3)

POUR SAVOIR QUEL EST LE BUT RECHERCHÉ LORSQUE NOUS PLANIFIONS, IL CONVIENT D'ABORD DE COMPRENDRE LE TYPE DE PROBLÉMATIQUE RENCONTRÉ. LE MODÈLE CYNEFIN, PRÉSENTÉ CI-APRÈS, EST POUR CELA D'UNE GRANDE AIDE.

Allez, pour commencer une petite boucle en arrière vers la démarche analytique, avec une bonne vue d'ensemble sur le blog d'Alain Fernandez.

Dans un précédent billet relatif à la planification, j'écrivais:

planifier – déplanifier – replanifier autant que nécessaire, et 
« Ne tombez pas amoureux de votre planification » (Gary Klein).
Quelle attitude mentale pour être gagnant dans la planification de l'implanifiable?

L'agilité, c'est dans la tête que cela commence. Et pour être gagnant, quelques attitudes aidantes:

  • Humilité: on en sait moins que ce qu’on croit; notre capacité à prévoir est limitée. 
  • Attention: aux déviations infimes, resp. aux mauvaises impressions.
  • Flexibilité, capacité d’adaptation: la fidélité à la planification n’est aucunement une garantie de succès du projet; les objectifs du projet peuvent devoir être reconsidérés.
  • Culture permettant l’erreur: stratégie d’apprentissage plutôt que recherche des coupables.
  • Improvisation: à considérer et développer comme compétence professionnelle.
  • Être conscient des barrières mentales: : se voiler la face, coûts échoués ("sunk costs"), cygne noir, communication teintée de considérations hiérarchiques etc.
  • Non reproductibilité: être conscient que faire deux fois la même chose ne conduira pas aux mêmes résultats.
  • Réflexion sur le niveau méta: être conscient de ce qui se passe dans le système projet (reconnaissance de la logique interne). 
 
Pour chaque type de projet, une démarche de planification et conduite différente

Le modèle de Dave Snowden "Cynefin Framework" présente et explique de manière très compréhensible les quatre domaines suivants:cynefin2

  • simple
  • compliqué
  • complexe
  • chaotique

Dans le management traditionnel de projet, la démarche de planification est de type "sense - categorise/analyse - respond", car l'on part de la prédictabilité du projet. 

Une démarche agile devra plutôt considérer "probe / act - sense - respond". La difficulté est que souvent les décideurs, rompus au management des systèmes simples et compliqués et aux méthodes basant sur la prédictabilité, ont de la peine à se laisser convaincre d'essayer ("probe"), de se lancer à l'eau ("act") et donc s'exposer, prendre des risques, commettre des erreurs (résultats du fait d'errer, chercher son chemin, à ne pas confondre avec "fautes"). Une démarche agile n'est toutefois pas à confondre avec de l'activisme où l'on se jette tête baissée dans l'opérationnel. Les capacités de "sentir" et "répondre" doivent être construites et établies.

Comment et pourquoi planifier dans une démarche "probe / act - sense - respond"?

A défaut de vous proposer une recette miracle, voici quelques principes et pistes devant guider la démarche de planification: 

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  • D'abord veiller à être dans une attitude mentale saine (voir plus haut), partagée par les concernés (ouf, tout un chapitre en soi...)
  • Identifier s'il s'agit d'un système compliqué ou complexe. Un indice est d'apprécier la facilité avec laquelle il est possible de faire des estimations (voir à ce sujet un billet de Derek Huether).
  • S'il est difficile d'estimer et donc de planifier, planifier tout de même en étant conscient que le but de l'exercice est une simulation mentale nécessaire à l'improvisation et l'adaptabilité.
  • Dans l'incertitude, engager en priorité des travaux concrets utiles pour l'impact visé du projet.
  • Exécuter ces travaux avec détermination, en veillant à les achever dans une qualité suffisante prédéfinie (souci permanent que toute tâche génère une plus-value pour le projet, en direction du but visé).
  • Observer et décrire continuellement les feedbacks du système projet ("sense"), avec focus sur les réactions inattendues ou surprenantes.
  • Intégrer ces éléments dans la réactualisation de la planification ("respond").
  • Recommencer le cycle.

Pour en savoir plus:

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