La planification (2/3) de l'implanifiable: à quoi bon?

Même implanifiables, les projets imprévisibles doivent faire l'objet d'une planification. Contradiction?

Nous avons vu dans un précédent billet quelles étaient les limites de la planification dans les projets complexes. Et pourtant, je recommande tout de même de planifier les projets imprévisibles. Contradiction ? Pas du tout, simplement la planification des projets imprévisibles poursuit d’autres objectifs et est un processus différent de celui appliqué aux projets traditionnels dans lesquels, on l’a vu, elle sert de base à la réalisation.

Planifier pour s'adapter

Par « planification » dans les projets complexes on entend :

Initier et faciliter un processus de planification - déplanification – replanification continuel.

Dans le but de:

  • estimer
  • générer des modèles mentaux qui serviront de base à la flexibilité et aux décisions intuitives
  • improviser.

Donc planifier pour s'adapter continuellement.

A la base: le "recopiage intelligent"

J’expose aux participants de mes séminaires que la gestion de projet est d’abord un processus de « recopiage intelligent » :

« Recopiage », car la probabilité que personne avant moi dans l’histoire de l’humanité n’a eu à résoudre le même type de problème est plutôt faible : construire un bâtiment, une machine, programmer un logiciel, créer ou réorganiser une entreprise, entreprendre un grand voyage etc., cela, l’espèce humaine l’a déjà fait. Donc avant de réinventer la roue, il est bon de faire appel aux expériences de nos prédécesseurs.

Et « intelligent », car un copier/coller sans discernement est bien sûr par trop simpliste et potentiellement source de fautes.

Dans une démarche traditionnelle de gestion de projet, il s'agit de gérer le connu. Avant d’entreprendre une planification je vais donc rechercher les informations utiles à ladite planification. Et ces informations sont en général disponibles, avec bien sûr une certaine marge d’incertitude, car elles basent toutes sur l’expérience. On sait combien de temps et combien de travail nécessitent le mètre linéaire de voie de chemin de fer, le mètre cube de gros œuvre, la traduction d’une page A4, une procédure formelle de consultation etc. A la question « combien », il est en principe possible de répondre avec une précision raisonnable.

Le recopiage intelligent fonctionne pour les projets compliqués. Dans les projets complexes, faire deux fois la même chose conduira à des résultats différents (voir à ce sujet le prochain billet 3/3). 

Planifier et estimer

905074 36544305Dans les projets complexes, il s'agit de gérer l'inconnu. Comment fait-on lorsque le projet qu’on entreprend est tout-à-fait nouveau ? Envoyer des êtres humains sur Mars et les en faire revenir en bonne santé ? Eteindre une plateforme pétrolière en feu ? Mener un projet de développement d’agglomération ? Ou développer un logiciel dont les spécifications ne sont pas connues? A la même question « combien », on entendra comme réponse soit « on ne sait pas / on ne peut pas savoir », ou alors « ça dépend ».


En effet, les sources d'incertitude sont nombreuses, comme le relève Gary Klein:  

  • Manque d’information -> Lacunes
  • Informations fantaisistes -> Méfiance
  • Informations contradictoires -> Inconsistance
  • Informations indiscernables du bruit environnant -> Non-pertinence
  • Informations prêtant à confusion -> ne peuvent être interprétées.

Dans un tel cas de figure, la planification se basera sur des hypothèses et l’élaboration de scénarii. Et d’où proviennent les données permettant de faire les hypothèses ? Une des techniques utilisée est le planning poker.

Planifier pour générer des modèles mentaux
«  Les plans sont inutiles, la planification est indispensable »

a déclaré le Général Eisenhower. Que voulait-il dire?

41234 5719Les informations servant de base à la planification sont soient manquantes, soit dotées d’un haut degré d’incertitude, soit encore très fluctuantes et volatiles. Ce sont des signaux faibles provenant de l’environnement et des caractéristiques du projet. Comment computer ce type d’information ? A partir de ces signaux faibles, il s’agira de générer des hypothèses et scénarii, qui auront la particularité d’être desreprésentations momentanées de la réalité – autant dire pratiquement bonnes à jeter aussi rapidement que l’encre sèche…

L’étape suivante, et là nous entrons déjà plutôt dans le domaine du suivi (controlling) et pilotage du projet complexe, il s’agira de recueillir les informations et signaux qui remettent en question les hypothèses élaborées et qui menacent les scénarii développés.

Ce processus aussi devrait se dérouler en groupe, car dans les systèmes complexes n’existe aucun point d’observation privilégié – y.c. au niveau du management – duquel suffisamment d’informations pertinentes sur le système pourraient être collectées. La multiplication des points de vue et leur mise en commun sont donc indispensables. Je reviendrai ultérieurement sur les processus décisionnels dans une telle démarche et les pièges qui s’y cachent.

En bref : par un processus commun de planification, il s’agit de générer des cartes du monde, chez chacun des participants au projet, suffisamment semblables et suffisamment proches de la réalité pour servir de base à des actions partagées. Tout en sachant que ces cartes sont très probablement incomplètes voire fausses, et que très certainement leur durée de validité est brève. Ces cartes du monde, ces représentations mentales sont indispensables pour le traitement par notre inconscient de ces informations, et servent ainsi de base à l’intuition et l’improvisation. Cela signifie, comme l'a dit le général Eisenhower, que le processus de planification en soi est plus important que les résultats de ce processus.

Planifier pour improviser

20071205-bassist
Improviser ? Vous rigolez, ce n’est pas très sérieux…On attribue à Jean-Paul Blum la citation suivante: 

« La planification est une base indispensable pour une improvisation géniale ».

Le problème n'est pas tant l'improvisation en soi que les images négatives souvent associées dans le monde de management, à savoir manque de préparation, manque d'esprit d'anticipation, bricolage, bref, manque de professionnalisme. Et pourtant, l'improvisation en management et gestion de projet, à l'image du jazz, est une compétence émergeant de la maîtrise des techniques de base. L'improvisation se prépare et nécessite un contexte soutenant pour qu'elle puisse se dérouler de la manière la plus optimale.

Planifier pour s’adapter

Gary Klein nous invite à se préparer à (devoir) s’adapter, ce qui signifie :

  • Etre attentif aux signaux faibles indicateurs de problèmes (note : qui infirment les hypothèses et mettent en péril les scénarii élaborés)
  • S’attendre à (devoir) revisiter les objectifs (note : c’est un état d’esprit : accepter que le vrai monde peut être fondamentalement différent de la représentation que j’en ai, et accepter que cela peut m’être très inconfortable)
  • Ne pas succomber à l’effet des « coûts irrécupérables » (« sunk costs ») (note : avoir le courage d’appréhender la réalité telle qu’elle est et prendre les décisions qui s’imposent alors).

En résumé : planifier – déplanifier – replanifier autant que nécessaire, et 

« Ne tombez pas amoureux de votre planification » (Gary Klein).
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